Hoy vamos a hablar sobre Gestión de las Comunicaciones y para empezar a hablar de ello, empezaremos por su concepto, entonces
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¿que es la comunicación y por qué es importante para un Director de Proyectos?
Si pensamos un poco, estamos comunicándonos continuamente durante el día, para gestionar las comunicaciones de cara al examen PMP tienes que considerarlo, porque como he comentado en vídeos anteriores, los proyectos que manejamos en el examen son grandes, tenemos un equipo de muchas personas, algunos equipos son virtuales, están deslocalizados y por lo tanto en diferentes zonas horarias, son muchos los factores que podrían complicar las comunicaciones, no solo nos comunicamos con el equipo de proyecto, también nos comunicamos con agencias gubernamentales, entidades u otras empresas y proveedores, partners o patrocinadores, por esta razón existe un capítulo completo dedicado a las comunicaciones.
Este capítulo es una especie de embudo, cuando comunicamos en un proyecto, comunicamos todo lo que planificamos, ejecutamos, monitorizamos y controlamos en otras áreas de conocimiento, comunicamos sobre cronograma, costos, calidad, recursos, riesgos, etc. Entonces, antes de comunicar, necesitamos saber ¿que vamos a comunicar? necesitamos una planificación, necesitamos saber el status del proyecto, que comprende el análisis del resto de áreas, y después debes comunicarlo. De eso se trata esta área de conocimiento, si no gestionas el resto de áreas de una manera correcta, por ej. si no gestionas bien el cronograma, si no identificamos los riesgos correctamente, la comunicación no será efectiva.
el 90% del tiempo, un director de proyectos está comunicando, es decir la mayor parte del tiempo, su trabajo no está completo hasta que no lo comunica, la integración, coordinación no puede ocurrir sin este área de conocimiento, la comunicación. Tendrá que manejar conflictos, comunicar riesgos, comunicar el status de los proyectos.
Comunicar no significa enviar una ingente cantidad de e-mails, reportes y sumarios. Comunicar también significa ESCUCHAR. Escuchar es parte esencial de la comunicación, ya que no se trata de emitir sino también de absorber toda esa información para que pueda ser entendida cuando la comunicas. Entre las habilidades que conforman la escucha, están hacer las preguntas adecuadas, generar confianza en el equipo para que la comunicación sea fluida. Todo esto es esencial para comunicar efectivamente, creo que en este área de conocimiento es donde mejor puedes darte cuenta que todo está relacionado y el proyecto no será exitoso sin tener un performance adecuado en el resto de áreas.
Muchos estudios han demostrado que el 50% de la comunicación que recibimos es NO VERBAL, y cuando hablamos de comunicación NO VERBAL hablamos del tan mencionado lenguaje corporal, el otro 30% lo recibes por el tono de la voz, las pausas, el modo de controlar la respiración. Como podemos ver un 80% de la comunicación trasciende al uso del lenguaje verbal, de ahí la importancia. El resto, ese 20% de la comunicación la recibes en palabras. Así que si nuestra comunicación es cara a cara todos estos elementos juegan una parte importante. La comunicación en persona es interactiva, hay un enriquecimiento continuo, mientras que la comunicación escrita, recibimos el mensaje, pensamos y al tiempo respondemos.
Otra parte importante es seleccionar la vía de comunicación más efectiva dependiendo de lo que se quiere comunicar, en muchos casos no tienes demasiadas disponibles y solo te queda enviar un mail. por ej.
Otra de las dimensiones que manejamos son la comunicación Formal y la comunicación Informal. En proyectos tan grandes como los que manejamos en el PMP, necesitaremos una buena cantidad de comunicaciones formales, por ej. si queremos discutir sobre la línea base de costes, la comunicación con nuestros interesados, proveedores. Por el contrario, la comunicación informal es la que se da con el equipo del proyecto en el día a día para discutir sobre algún asunto relacionado con el proyecto, la manera de hacer alguna actividad, discutir puntos de vista, pero cuando queremos reportar el status del proyecto, la comunicación debe ser formal.
Otra de las dimensiones de la comunicación, es la forma Escrita u Oral. Por ej. si nuestro cliente pide un cambio en algún punto del proyecto la negociación la podremos hacer en una reunión cara a cara y se consideraría informal, por lo que necesitaremos realizar una minutas o un memo para formalizar las decisiones que hemos tomado en esa reunión.
Otro ejemplo sería, cuando presentamos nuestra propuesta de servicios a un cliente potencial lo haremos de manera oral, pero en este caso se consideraría formal.
Vamos ahora a los procesos de este área de conocimiento.
En nuestro primer proceso, tenemos
Planificar las Comunicaciones
en el área de planificación. Este área nos permite determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y así poder determinar cómo se llevarán a cabo las comunicaciones.
A la hora de planificar las comunicaciones del proyecto, debería darse respuesta a las siguientes preguntas:
- ¿quién necesita
- qué información,
- cuando la necesita,
- como le será proporcionada y
- por quién?
Estamos dando respuesta a muchas preguntas que parecen fáciles pero deben ser planificadas.
Gestionar las Comunicaciones
Este proceso se encuentra en el área de procesos de ejecución. Incluye los procesos necesarios para garantizar la adecuada y oportuna recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto.
Una comunicación eficaz, crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, así como, perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto.
La comunicación en el proyecto es necesaria para asegurar que obtenemos y suministramos la información requerida de la persona correcta, en el tiempo indicado, utilizando siempre, los medios y formatos apropiados.
Implica la aplicación de los conceptos, modelos y técnicas de la teoría de la comunicación a las necesidades específicas del proyecto, y exige también, la determinación de las necesidades de información y comunicación de los actores interesados (stakeholders). ¿Quién necesita información? ¿Qué información requiere? ¿Cuándo la necesitará? ¿Cómo le será presentada? Por lo tanto, requiere mucha dedicación y habilidad tanto al director como al equipo de del proyecto. Los cuales, deben de ser conscientes de que las comunicaciones afectan crucial y globalmente al éxito del proyecto.
En definitiva, todo lo que tenga que ver con comunicar, la acción sucede en la ejecución.
Controlar las comunicaciones
Pues en esta área haremos el balance, estamos enviando ese reporte en el momento que acordamos en nuestro Plan de Comunicaciones, hay variaciones con respecto al plan de las personas que debían recibir este reporte.
En conclusión el área de conocimiento de las comunicaciones no existe sin el resto de áreas, para comunicar necesitas la información que viene del resto de áreas de conocimientos.