La Gestión del Alcance se refiere a una de las principales restricciones que tiene cualquier proyecto junto a TIEMPO Y COSTES.
La Gestión del Alcance está formado por 6 procesos, que demuestran, que el alcance se planifica al igual que el tiempo y luego se monitoriza y controla para asegurar que se cumple con lo planificado.
Contenidos
Planificar la Gestión del Alcance
Se trata de una herramienta de planificación que documenta cómo será definido, validado y controlado el alcance del proyecto, y que formará parte del plan de dirección del proyecto.
En este proceso obtenemos el Plan de Gestión del Alcance, y el Plan de Gestión de los Requisitos.
En el Plan de Gestión del Alcance se definen los procedimientos, roles y responsabilidades para elaborar la EDT/WBS.
El Plan de Gestión del Alcance incluye:
- Cómo se obtendrá la aceptación formal de los entregables del proyecto
- Cómo se controlarán los cambios al enunciado del alcance del proyecto, es decir cómo medir el desempeño y ajustarlo según sea necesario.
El Plan de Gestión de los Requisitos, se describe:
- Cómo serán analizados, gestionados y documentados los requisitos.
El segundo proceso de la gestión del alcance sería:
Recopilar Requisitos
Recopilar Requisitos es un proceso que consiste en definir, documentar y gestionar las necesidades de los interesados con el fin de determinar si sus requisitos son válidos y poder establecer los objetivos del proyecto.
Establece las bases para definir y gestionar el alcance del proyecto incluyendo el alcance del producto, y por lo tanto es el fundamento de la EDT.
Este proceso está relacionado con los INTERESADOS. Como es lógico, los requisitos los vamos a obtener de ellos, por lo que son claves en este proceso:
- el plan de gestión de los interesados y,
- el registro de los interesados.
Acá aparecería la Matriz de Trazabilidad de los Requisitos, de esto hablaremos más adelante, pero en resumen podríamos decir que este documento resume la descripción del requisito, el responsable, el histórico de los cambios, la versión vigente y toda la información para garantizar que dichos requisitos se incorporan al producto.
Definir el Alcance
Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y producto. Se preocupa de lo que está y no está incluido en el proyecto y sus entregables. Usa la documentación de requisitos creada en el proceso anterior, el acta de constitución del proyecto y cualquier información sobre los riesgos del proyecto, supuestos y restricciones para definir con detalle el alcance el proyecto y del producto.
Un mal enunciado del alcance del proyecto resulta siempre en mayores riesgos, errores mas graves, cambios más frecuentes y costes más altos.
Crear la Estructura de Desglose de Trabajo (EDC)
Crear la estructura de desglose del trabajo consiste en subdividir todos los entregables del proyecto, incluyendo todo el trabajo necesario para conseguirlos, en componentes más pequeños y fáciles de gestionar.
En esta introducción a este proceso lo más importante que deben saber y una de las cosas que siempre deben tener en cuenta porque es pregunta de examen, las actividades NO forman parte de la EDT.
En este proceso es donde obtenemos la Línea Base del Alcance y acá queda formalmente establecido como se aprueban los siguientes documentos:
- Enunciado del alcance del proyecto
- La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
- El Diccionario de la EDT
Validar el Alcance
Validar el Alcance es el proceso en el que se trata de obtener la aceptación formal por parte de los actores interesados de los productos entregables completados.
La validación debe realizarse al final de cada fase del proyecto, durante el ciclo de vida del mismo y durante el grupo del proceso de monitoreo y control.
Acá es súper importante que sepan la relación que existe entre Controlar la Calidad y este proceso Validar el Alcance, así que te invito a ver la relación que existe entre estos dos procesos en el video abajo y que a pesar de ser bastante similares quiero que entiendas bien la diferencia.
Control del Alcance
Es el proceso de medición del rendimiento/monitorización del estado del alcance del proyecto y del producto y la gestión de los cambios de la línea base del alcance: Enunciado del Alcance + EDT + Diccionario de la EDT.
El principal objetivo de este proceso es evitar que se produzcan cambios o incrementos descontrolados del alcance.