La Gestión de los Costes es una importante lección de cara al examen, ¿Por qué? Porque te harán entre unas 10 o 15 preguntas sobre esta área de conocimiento en el examen.
Muchos creen que la gestión de costes se centra en estimaciones, la gestión de los costos no se trata solo de realizar estimaciones, es también presupuestar, buscar financiación y también es controlarlos, la parte que más me gusta. Entonces, una parte esencial de la gestión de Costos es la estimación de los costes, pero aparte de esto también tienes que centrar tu atención a las otras 3 patas de la mesa.
La Gestión de Costes se centra principalmente en los costes relacionados con el proyecto, entonces tendremos una serie de actividades y recursos destinados a completar estas actividades y este será el foco principal de la gestión de costos.
Como hemos comentado antes, tenemos 4 procesos. Tenemos procesos en el grupo de planificación y procesos en el grupo de monitoreo y control.
Contenidos
Planificar la Gestión de Costos
Planificar la Gestión de Costos tiene como salida el Plan de Gestión de Costes se centra en definir cómo serán estimados, presupuestados, gestionados, monitorizados y controlados los costes del proyecto.
En este plan definimos como vamos a gestionar toda esta área de conocimiento.
Estimar los Costos
Estimar los Costos es el proceso de establecer aproximadamente los recursos monetarios necesarios para completar todas y cada una de las actividades del proyecto.
Al igual que en la gestión del tiempo, para las estimaciones de costos hay que tener en cuenta:
- Cuando sea posible debe ser realizada por la persona que está realizando el trabajo para mejorar la exactitud.
- Las estimaciones son una predicción que está basada en la información conocida en un momento dado de tiempo.
- Las estimaciones de costos incluyen la identificación y consideración de alternativas de costos para iniciar y completar el proyecto. Se deben considerar las ventajas y desventajas así como riesgos (hacer frente a comprar, comprar frente a leasing…).
- Una estimación de costos es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos requeridos para completar la actividad.
- Se expresan normalmente en unidades de alguna moneda (euros, dólares,..).
- Deben mantenerse las líneas base del cronograma, alcance y costos y no cambiarse excepto por cambios aprobados al proyecto.
- Los cambios son aprobados en el control integrado de cambios.
- Los cambios se solicitan cuando ocurran problemas en el cronograma, costos, alcance, calidad y recursos.
- Las estimaciones son más exactas cuando se estiman componentes de trabajo de menor tamaño.
- Objetivos realistas. Las estimaciones deben mantenerse realistas a lo largo de la vida del proyecto por medio de re-estimaciones y revisiones periódicas.
- Un director de proyectos puede recalcular periódicamente la estimación hasta la conclusión (ETC) para el proyecto, con el objetivo de asegurar tiempo y fondos suficientes para el proyecto.
- Las estimaciones deben ser revisadas para ver si son razonables y si hay rellenos o riesgos.
Determinar el Presupuesto
Determinar el Presupuesto es agregar los costes estimados a las actividades o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste autorizada.
Determinar el presupuesto es el proceso de agregar los costes estimados para las actividades del proyecto y/o los paquetes de trabajo de la EDT con el fin de elaborar y autorizar un presupuesto, estableciendo una línea base del rendimiento del coste17.
Se trata de calcular el costo total de las necesidades del proyecto con el propósito de determinar la cantidad de fondos que la organización requiera apartar o tener disponible para el proyecto.
La salida principal de este proceso es La línea base de costos, Si quieres conocer la diferencia entre línea base de costos y presupuesto click aquí 👇
Controlar los Costos
Controlar los Costos aquí nos aseguraremos de terminar nuestro proyecto de acuerdo al presupuesto del proyecto. Monitorizar el estado del proyecto para actualizar los costes y gestionar los cambios necesarios a la línea base del coste.
Controlar los costos es el proceso de monitorear/supervisar el grado de ejecución del presupuesto del proyecto y controlar los cambios en la línea base del desempeño del coste. El beneficio clave es tener esta línea base del coste actualizada durante todo el proyecto.
Los directores de proyectos pueden usar información sobre el progreso del proyecto para ayudar a controlar el cronograma y los costos, y para evaluar si un proyecto avanza correctamente a través de la medición del valor ganado.
La actualización del presupuesto requiere conocer los costos actuales incurridos a la fecha dada. Cualquier incremento al presupuesto autorizado sólo puede ser aprobado a través del proceso de control integrado e cambios.
Gran parte del esfuerzo del control de costos implica analizar la relación entre el consumo de los fondos del proyecto y el trabajo físico que está siendo realizado para tales gastos o valor obtenido del trabajo que está siendo realizado, más que el propio flujo de salida de los fondos, y la clave para un control efectivo es gestionar la línea base de costo aprobado y los cambios a dicha base.