La Gestión del Cronograma se refiere a otra de las principales restricciones que tiene cualquier proyecto junto al alcance y costes.
El Cronograma es el plazo de tiempo necesario para llevar a cabo el proyecto en base a sus objetivos, para poder dirigir la finalización a tiempo del proyecto.
Está formado por 6 procesos, Que muestran, que el tiempo se planifica y luego se monitoriza y controla para asegurar que se cumple lo planificado.
Contenidos
Planificar la Gestión del Cronograma
Planificar la Gestión del Cronograma se refiere a establecer políticas, procedimientos y documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.
Como siempre, obtendremos el plan, en este caso, Plan de Gestión del Cronograma, donde se establecen las políticas, procedimientos y documentación para planificar, desarrollar, gestionar y ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. Acá definiremos el nivel de exactitud de las estimaciones, las unidades de medida, los umbrales de control.
Definir Actividades
En este proceso, Definir Actividades, se identifican y documentan las acciones específicas que se deben realizar para producir los entregables.
Nuestro principal aliado en este procesos será la EDT, porque se trata de descomponer el nivel mas bajo de la EDT, hablamos de paquetes de trabajo en actividades, recordar que las actividades no forman parte de la EDT y por tanto las obtendremos en este proceso.
Por tanto podemos decir que una actividad representa el esfuerzo del trabajo requerido para completar el paquete de trabajo.
Secuenciar Actividades
En este proceso, secuenciar Actividades, Identificamos y documentamos las relaciones entre las actividades del proyecto. Acá definiremos la secuencia lógica del trabajo para obtener la máxima eficiencia dada todas las restricciones del proyecto.
Aca es necesario estudiar y veremos mas adelante el Metodo de Diagramación por precedencia, ruta crítica, dependencias o relaciones lógicas entre actividades y también es importante otros dos conceptos porque un cronograma realista utiliza tiempos de adelanto o retraso entre actividades. (los llamados leads and lags). Tambien en este proceso será necesario aclara los conceptos de holgura y acá es necesario hablar de Holgura libre, Holgura total.
En este proceso, secuenciar las actividades, obtenemos el DIAGRAMA DE RED DEL CRONOGRAMA. Una representación gráfica y esquemática de las actividades del cronograma y sus relaciones lógicas o dependencias.
Estimar la duración de las Actividades
Estadísticamente existe una probabilidad muy pequeña de completar un proyecto en una fecha exacta, pero siempre será necesario estimar la duración de las actividades, y esto vendría a ser la Estimación del número de periodos de trabajo necesarios para completar las actividades individuales con los recursos estimados.
Acá es donde vamos a aplicar el análisis de reserva. Reservas de Contingencias y Reserva de gestión.
Te dejo acá arriba el video para que puedas verificar que significan estos conceptos.
Desarrollar el Cronograma
En los pasos anteriores, ¿que hemos hecho? Hemos definido las actividades, hemos secuenciado las actividades, hemos estimado la duración de las actividades, en resumidas cuentas, ya sabemos el esfuerzo del trabajo requerido para completar los paquete de trabajo de nuestra EDT/WBS, hemos obtenido nuestra red de cronograma, y con esto lo que quiero decir es que tenemos las actividades en el orden especifico necesario para poder completar esos paquetes de trabajo, y también hemos estimado el tiempo que nos va a llevar realizar estas actividades.
Ahora bien Desarrollar el Cronograma, consiste en integrar todas las actividades, secuencias, recursos y duraciones. Todas estas variables se analizan las secuencias de actividades, las duraciones, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto.
Recordemos que Desarrollar el cronograma es un proceso iterativo, imagínate un proceso iterativo como estar en frente de una pared y el repique de esa pelota que va y viene entre dos puntos es un proceso iterativo, también imagínate que cada vez que esa pelota repica en esa pared, se hace mas gordita porque se van agregando modificaciones mínimas,
El Cronograma aprobado será como una línea base para las funciones de control del desempeño de nuestro cronograma.
En mi diccionario PM he explicado dos conceptos que debes conocer en cuanto a la compresión del Cronograma, Ejecución rápida e Intensificación, así que si quieres conocer estos dos conceptos te invito a que hagas click aquí.
Controlar el Cronograma
En este proceso vamos a monitorizar el estado del proyecto, permitiéndonos saber si el avance del proyecto ha variado respecto a lo previsto y como consecuencia se podría actualizar el cronograma y también se podrían gestionar cambios a la línea base del cronograma. Recordar que las líneas base del proyecto solo se cambian siguiendo el procesos control integrado de cambios, si quieres conocer mas sobre los procesos de integración, te invito a que sigas el enlace que dejo acá arriba.
En resumen, recordar que la gestión del cronograma se resume en 6 procesos, que discurren entre los procesos de planificación y monitorización y control, con esto podemos comprobar que el tiempo se planifica y luego se controla.