La gobernanza organizacional son una serie de políticas y procesos que se usan para proporcionar dirección, control y para cumplir con las metas estratégicas y operativas de la organización. Esta a cargo de una Junta Directiva, y las decisiones que se tomen van a afectar directamente la gobernanza de portafolios, programas y proyectos.
La dirección organizacional de proyectos (OPM – Organizational Project Management) es un marco que puede incluir procesos y políticas para mantener a la organización alineada con la estrategia, proporcionando lineamientos a los portafolios, programas, proyectos y trabajo operacional. Esta tarea normalmente se lleva a cabo por la Oficina de Proyectos (PMO – Project Management Organization)
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¿Qué es una Oficina de Proyectos (PMO – Project Management Office)?
En resumidas cuentas, es un departamento dentro de la organización que se encarga de estandarizar los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto, gracias a esta estructura se genera un vinculo natural entre portafolios, programas y proyectos. Las PMOs pueden dar soporte o pueden dirigir proyectos y existen varios tipos según su nivel de influencia sobre los proyectos.
Tipos de Oficina de Proyectos (PMO)
De apoyo
Tienen rol consultivo, un grado de control reducido, y es una especie de cajón de proyectos; pueden suministrarnos plantillas, mejores prácticas, formación y lecciones aprendidas de otros proyectos.
De control
Nos van a proporcionar soporte y nos sirven de guía a la hora de dirigir proyectos, tiene un grado de control moderado; proporcionan entrenamiento sobre dirección de proyectos y herramientas que podríamos utilizar a la hora de llevar a cabo un proyecto. Se aseguran del cumplimiento de la gobernanza del proyecto, por ejemplo, se aseguran que utilicemos las metodologías adecuadas, las plantillas, formularios y herramientas.
¿Ven la diferencia entre PMO de apoyo y control? Habíamos comentado que la de apoyo nos suministraba xyz, la de control se asegura que usemos estos suministros adecuadamente.
Directiva
La PMO directiva ejerce el control y la dirección de los proyectos, es decir, tienen un control elevado. Entre sus tareas podemos encontrar, asignar directores de proyectos y en consecuencia estos deben rendirle cuentas a la PMO.
⚠️ En el examen debes asumir que existe una PMO en la organización a menos que el enunciado de la pregunta diga lo contrario. Ten en cuenta esto, es muy importante a la hora de responder las preguntas del examen.
Funciones de la Oficina de Proyectos (PMO)
- Gestionar las interdependencias entre proyectos, programas y carteras.
- Integrar información de todos los proyectos con el objeto de evaluar si la organización está logrando sus objetivos estratégicos.
- Ayuda a proporcionar recursos.
- Monitorear el cumplimiento de los procesos organizacionales.
- Ayudar a reunir las lecciones aprendidas en un repositorio y ponerlas a disposición de otros proyectos.
- Proporcionar plantillas para documentos como estructuras de desglose de trabajo o planes de gestión de comunicaciones.
- Proporcionar comunicación centralizada sobre los proyectos.
- Priorizar proyectos.